 |
| Ilustrasi Doc.KM |
Opini, (KM) -- Sebagaimana judul yang saya kutip diatas “Teknologi Informasi (TI) Mengatur kita Dalam Menjalankan Roda Organisasi” ini saya kutib saat kakak senior IPMANAPANDODE JOGLO (AP) masukan pemahaman kepada peserta yang hadir saat mengadakan rapat Laporan Pertanggung Jawaban Badan Formatur, dan Re-Organisasi IPMANAPNDODE periode 2015-2017 yang telah terlaksana pada bebepa minggu lagu.
AP, Mahasiswa Teknik Lingkungan ini berpendapat bahwa “seharusnya Alat teknologi Informasi (TI) yang sedang berkembang ini, kita (manusia) yang mengaturnya tetapi pada kenyataannya zaman kita saat ini terasa teknologi yang mengatur kita”
Kalimat ini membuat saya menarik dan harus untuk membuat sebuah artikel ini.
Kita perlu mengatur dan mengontrol alat-alat modren seperti komputer, android dan lainnya, kita tegakkan di dalamnya kebaikan. Jangan biarkan alat-alat tersebut menggunakan kita akan tetapi kita yg menggunakannya, kita pakai dalam perbuatan yang baik. Karna sesungguhnya itu semua perantara seperti anggota badan kita, sebagaimana anggota badan kita dapat di gunakan untuk aktivitas.
Saya mengkutib kata dari “Teknologi Informasi, Kita yang dikendalikan”
Tidak bisa dipungkiri jika kita tidak bisa jauh dari kemajuan teknologi terutama pada teknologi informasi yang semakin hari semakin cepat. Dan ini dapat membuat kita mendapatkan kemudahan terhadap informasi serta kemudahan untuk menjalin komunikasi dengan jarak yang jauh. Dan hal ini secara tidak langsung sangat menguntungkan untuk kita karena sangat memberi pengaruh terhadap tingkat kreativitas kita seperti ; Mempermudah dan mempercepat akses informasi yang kita butuhkan, Mempermudah dan mempercepat penyampaian atau penyebaran informasi, Mempermudah transaksi perusahaan atau perseorangan untuk kepentinganbisnis, Mempermudah penyelesaian tugas-tugas atau pekerjaan, Mempermudah proses komunikasi tidak terhalang waktu dan tempat.
Saya Kutib lagi kalimat “Teknologi Informasi ,Kita yang Mengatur ”
Terasa Teknologi Infomasi (TI) mengatur kita dalam setiap aktifitas kita dengan memberikanbanyak kemudahaan yang menghambat dalam menjalankan tugas kita yang sebenarnya, seperti; Teknoogi Informasi membuat kita mudahnya terhipnotis sehingga tidak sedikit yang menyukai dunia maya dan melupakan dunia nyata. Teknologi Informasi memberikan banyak kemudahan, tidak sedikit kita tidak sabar dalam menghadapi kelambatan dan kesulitan. Dan hal ini juga menimpa pada kita, Kemajuan teknologi berdampak pada kurangnya sosialisasi pada teman-temann, kakak-kakak serta kepada adik-adik karena lebih menyukai menyendiri dengan permainan teknologinya. Lebih memilih berdiam diri dengan kesibukan online , browsing ,dll.
Dilihat dari masalah-masalah tersebut diatas ini dikaitkan dengan organisasi- organisasi kemahasiswan pada umumnya, lebih memilih mengirim pesan singkat dibanding menulis surat resmi lalu mengatarkan kepada yang bersangkutan, lebih memilih membuat undangan lewat online, browsing, fb dll. Ia itu pun tak dapat dipersoalkan lebih lengkap bilah memalui tertulis. Alangkah bainya kalau Info berupa SMS atau Status lewat media masa itu tersampai kepada yang bersangkutan, kalau tidak itu yang menjadi Masalah.
Dari beberapa sebab diatas membuat kita secara tidak langsung lupah akan apa yang harus kita lakukan, teknologi membuat kita lupah membuat surat undangan rapat, teknologi Informasi membuat kita malas untuk mengatar surat undangan kealamat yang dituju, teknologi membuat kita tinggal diam didalam kos-kita masing-masing, sehingga berdampak buruk dalam membangun wadah organisasi yang baik sesuai kode etik organisasi.
Untuk kita memahami tentang pentingnya Teknologi Informasi bagi perkembangan suatu organisasi kita berlu memahami beberapa materi yang saya kutib dari rangkuman tugas I TI yang di muat oleh “Ashri Nooraida” di Academia.edu
Teknologi informasi muncul sebagai akibat semakin merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi. Teknologi saat ini tidak bisa dipisahkan dari jalannya sebuah organisasi. Karena dengan keberadaan teknologi informasi, menjadi faktor penentu utama dari keberhasilan organisasi (Gordon & Gordon, 2000).
Thomson mengelompokan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu:
a. Teknologi perantara (mediating technology) : digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung. Misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar, ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan
b. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) : pada jenis teknologi ini 31 kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi output bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen
c. Teknologi intensif (intensitive technology) : teknologi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.
Fungsi Teknologi dalam Organisasi
Pemanfaatan atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi.
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
a.Perbaikan efisiensi : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses.
b.Perbaikan efektivitas : Pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektifitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudaan dan kecepatan memperoleh status pencapaian target organisasi.
c. Strategic Improvement : Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.
Menurut G.R. Terry, terdapat 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
a. Fungsi Operasional : membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping, karena telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.
b. Fungsi Monitoring and Control : keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para pimpinan di organisasi terkait.
c. Fungsi Planning and Decision : keberadaan teknologi informasi dianggap sebagai enabler dari rencana organisasi dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan organisasi yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang organisasi yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut.
d. Fungsi Communication : secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu organisasi dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
e. Fungsi Interorganisational : merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah organisasi lain.
Produk dan Fasilitas yang disediakan Teknologi dalam Organiasasi
Produk yang dihasilkan teknologi dalam organisasi lebih cenderung kepada produk layanan jasa, yang dimana produk layanan jasa tersebut menjadi fasilitas dari teknologi yang diterapkan pada sebuah organisasi. Layanan jasa tersebut antara lain :
a. Electronic Data Processing Systems (EDP) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. Sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari).
b. Management Information System (MIS) : merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. Para pemimpin dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan, dan sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi para pemimpin organisasi.
c. Decision Support System (DSS) : merupakan sistem informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir. DSS dapat digunakan untuk menganalisis kondisi pasar sekarang atau pasar potensial. DSS juga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
d. Expert System (ES) : merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Jika DSS membantu manajemen dalam rangka pengambilan keputusan, maka ES membuat keputusan tersebut.
e. Executive Information Systems (EIS) : merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan keputusan strategik.
f. Accounting Information System (AIS) : merupakan sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat keuangan dan non keuangan bagi para pengambil keputusan.
(Bodnar, 1998)
Kompleksitas Teknologi dalam Organisasi
Dengan diteraptaknnya teknologi dalam organisasi, terdapat berbagai dampak bagi organisasi, diantaranya teknologi informasi dapat membawa sejumlah perubahan seperti struktur hirarki organisasi menjadi semakin melebar/flat, kewenangan yang cenderung terdesentralisasi, perubahan struktur kekuasaan yang cenderung terdistribusi; perubahan dalam job content, dan perubahan manajemen sumber daya manusia dalam organisasi, serta membantu manajer dalam pembuatan keputusan.
Selain dampak-dampak yang telah disebutkan diatas, masih terdapat pengaruh-pengaruh lain yang disebabkan oleh diterapkannya teknologi dalam organisasi. Pengaruh positifnya antara lain :
a. Sebagai media untuk menganalisis kondisi pasar.
b. Sebagai media untuk mengawasi kinerja organisasi.
c. Sebagai media untuk meningkatkan kualitas informasi.
d. Penghematan biaya, waktu, dan peningkatan produktivitas.
e. Sebagai media untuk mengolah data dengan cepat dan akurat.
f. Untuk membantu aktivitas manajemen sumbar daya manusia.
g. Untuk membantu memperbaiki pelayanan pada pelanggan, maupun anggota dan pengurus organisasi itu sendiri.
h. Untuk membantu aktivitas manajemen dan pelayanan administratif, seperti E-mail, Voice Mail, Word Processing, Database Management Syste, Social Media.
i. Sebagai pembuat, pengerat, pemelihara, dan penjaga hubungan komunikasi antar anggota, pengurus organisasi, pimpinan organisasi, pihak organisasi lain, dan masyarakat luas.
Selain menghasilkan pengaruh positif, penerapan teknologi dalam organisasi juga dapat menimbulkan beberapa pengaruh negatif bagi organisasi, seperti :
a. Besarnya kemungkinan untuk aksi penyalahgunaan teknologi informasi.
b. Mengurangi sifat sosial manusia, karena cenderung lebih suka berhubungan lewat media sosial daripada bertemu langsung.
c. Besarnya kemungkinan terjadi pada diri individu ketidakpuasan kerja, dehumanisasi dan dampak psikologis, dan information anxiety.
d. Tingginya kemungkinan masalah resistance to change. Masalah ini harus dihilangkan karena hal ini dapat mengakibatkan menurunnya produktivitas, meningkatkan angka absensi, dan mengurangi motivasi atau pemogokan kerja (Gordon, 1993).
Untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan, Gordon menyarankan agar :
1. Anggota organisasi dilibatkan dalam pelaksanaan tugas tertentu dan menciptakan lingkungan yang mendukung kualitas anggota organisasi. Selain itu perlu memberikan kesadaran pada anggota organisasi bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan manfaat dalam jangka panjang dan menunjukkan kelemahan sistem lama.
2. Untuk mengurangi resistance to change terhadap perubahan implementasi teknologi informasi, hal-hal yang dapat dilakukan menurut Gordon antara lain adalah : communication, educational program, evolusional change, employee involment, new policies and procedures, staff change, temporary structure dan steering committee.
3. Anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian ketrampilan-ketrampilan yang relevan, untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi.
4. Tetap menjaga keamanan. Misalnya dengan menyimpan komputer pada tempat yang aman, hanya boleh digunakan oleh orang-orang tertentu yang berkepentingan, penggunaan password, dan pembuatan access control matrix.
5. Sebelum pihak manajemen organisasi mengimplementasikan teknologi informasi yang baru, mereka harus mempertimbangkan besarnya biaya yang diperlukan dan manfaat yang akan diperoleh (cost – benefit analysis). Teknologi informasi akan diterapkan apabila manfaat yang diperoleh dengan menggunakan teknologi informasi lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengimplementasikan teknologi informasi. Hal ini disebut juga sebagai value of information technology.
Jadi , saya dapat simpiulkan dari semua yang tulis diatas bahwa ,Teknologi Informasi membawa dampak positif dan negatif bagi organisasi, individu, maupun sosial masyarakat. Kegunaan akan teknologi dapat dirasakan manfaatnya bila dikelola dengan cara yang baik dan bertanggung jawab. Apabila teknologi dapat dikelola dengan baik, Teknologi dapat membantu menyelesaikan permasalahan dalam organisasi, individu, dan juga sosial masyarakat. (Mako/KM)
.jpg)
0 thoughts on “Teknologi Informasi (TI) Mengatur kita Dalam Menjalankan Roda Organisasi”